Une lecture prudente de ce qui peut être outillé autour de l'acte, et de ce qui ne le sera jamais.
Dans une étude de notaires, l'intelligence artificielle ne touche pas à l'acte : elle intervient avant et autour, sur la collecte des pièces, la vérification de cohérence et la recherche documentaire. All-in Solution aide les études de Suisse romande à tracer cette limite et à la tenir.
Le notaire n'assiste pas une partie contre une autre : il instrumente, à l'égard de tous ceux qui comparaissent devant lui. Ce devoir d'impartialité pèse sur l'organisation de l'étude, y compris sur les outils installés dans ses murs, dont aucun ne doit pouvoir orienter le contenu au bénéfice de l'un des comparants.
S'y ajoute une caractéristique rare : ce que produit l'étude fait foi, et sera consulté longtemps après ceux qui l'ont signé. Une désignation de parcelle approximative, une date mal reprise, un prénom incomplet ressortent parfois une génération plus tard, au moment d'une succession. L'exigence porte donc autant sur l'exactitude et la traçabilité que sur la confidentialité, dont on parle pourtant presque seule.
Une précaution enfin : le notariat est organisé canton par canton, et les régimes romands diffèrent, qu'il s'agisse du statut du notaire, de l'autorité de surveillance ou des modalités de conservation. Nous n'énonçons donc aucune règle qui vaudrait partout, et nous partons de celles qui s'appliquent à votre étude.
Un dossier attend rarement une seule pièce : un extrait, une confirmation bancaire, un document d'état civil, une réponse d'autorité. Chacune arrive dans son format, à son rythme, et doit être contrôlée à réception.
Les mêmes noms, dates de naissance, états civils et adresses sont recopiés d'un document à l'autre. Chaque recopie est une occasion d'écart, et l'écart se propage sans que personne ne le voie.
Le travail préparatoire part souvent d'un précédent. Retrouver le bon, repérer ce qui doit changer, s'assurer qu'aucune mention du dossier d'origine n'a survécu : cela prend du temps et de l'attention.
Une partie qui ne répond pas, une banque qui tarde, un document annoncé qui n'arrive pas : le suivi de ces relances occupe un temps qui n'apparaît nulle part.
Retrouver une servitude ancienne, la clause exacte d'un pacte successoral, un acte dont on ne connaît que l'année approximative : la recherche dans les répertoires et les minutes est le poste le plus difficile à anticiper.
Écrivons-le sans détour, parce que c'est la colonne vertébrale de ce que nous proposons à une étude. Un outil peut parfaitement établir une première version d'un acte, à partir de vos propres modèles et des pièces du dossier, exactement comme le ferait un collaborateur à qui vous confiez un projet. Ce qu'il ne peut pas faire, c'est arrêter la teneur définitive, apprécier la volonté des comparants, lire l'acte aux parties et l'instrumenter : cela relève du notaire seul. La première version n'a donc aucune valeur tant que vous ne l'avez pas reprise, corrigée et validée, ni plus ni moins qu'un projet remis par un collaborateur.
Le reste de ce qui peut être outillé se situe avant et autour du dossier : rassembler, comparer, signaler, retrouver. Dans tous les cas, l'outil rend la main, et la signature reste au bout de la chaîne, jamais à sa place.
L'arrêt de la teneur définitive, l'appréciation de la volonté des comparants, le conseil donné avant la signature, la lecture aux parties et l'instrumentation. Une première version peut être préparée, jamais validée, par autre chose que vous.
Le classement des pièces reçues, le rapprochement d'une même identité entre plusieurs documents, la détection d'une incohérence de date ou d'orthographe, la recherche dans un fonds documentaire interne.
C'est aussi la distinction qui rend le sujet discutable avec une autorité de surveillance : elle porte sur des tâches matérielles préparatoires, jamais sur un acte de la fonction. Nos repères sur les données que l'on peut confier à un outil figurent dans IA et protection des données, et les métiers voisins dans nos pages études et cabinets.
De tous les usages envisageables, la recherche documentaire est celui dont la valeur nous paraît la moins contestable. Retrouver, dans les minutes et répertoires numérisés, les actes mentionnant une parcelle, une famille ou une clause dépend aujourd'hui de la mémoire des uns et de la patience des autres. Un outil n'exonère pas de vérifier ce qu'il rapporte : il indique où regarder.
Or c'est l'usage qui supporte le moins d'être confié à un service en ligne : il suppose d'exposer à un tiers le fonds entier de l'étude, et pas le seul dossier en cours. Nous l'orientons donc vers une installation sur le réseau de l'étude, décrite sur la page IA locale en entreprise.
Un outil d'intelligence artificielle produit des réponses plausibles, y compris fausses, et avec le même aplomb. Dans une étude, ce trait est un risque de fond : ce qui est repris sans contrôle finit dans un document destiné à durer. Notre formation porte donc sur la discipline de reprise plus que sur l'art de formuler une demande : d'où vient l'information, quelle pièce la confirme, qui atteste l'avoir vérifiée. Le programme figure sur la page formation à l'IA, prestation toujours facturée séparément.
Notre interlocuteur est le notaire ou le responsable administratif. À la tête d'All-in Solution, Margot Allin est juriste, titulaire d'un Master en droit, et compte six ans d'expérience dans le notariat : vos contraintes n'ont donc pas à être traduites en langage de fournisseur informatique. Nous ne vendons aucun logiciel notarial, aucun éditeur ne nous rémunère, et il nous arrive de conclure qu'aucun outil ne se justifie.
Un outil peut en préparer une première version à partir de vos modèles et des pièces du dossier. Mais la rédaction définitive, la lecture aux parties et l'instrumentation relèvent du notaire seul, et cette première version n'a aucune valeur tant qu'elle n'a pas été reprise et validée par lui. Les usages que nous étudions se situent en amont et autour du dossier : collecte des pièces, contrôle de cohérence, recherche documentaire.
Cela dépend entièrement de l'architecture retenue, et c'est un choix qui se fait au début, pas après. Pour les usages qui touchent au fonds documentaire de l'étude, nous recommandons une installation sur votre propre réseau, sans transmission à un service extérieur.
Nous ne transposons pas les règles d'un canton à un autre. Le cadre applicable, la surveillance et les modalités de conservation sont établis avec vous à partir de votre canton, et toute question de conformité qui dépasse ce cadre est renvoyée à votre autorité de surveillance.
L'audit se déroule sur une demi-journée dans votre étude et examine vos tâches réelles. Il peut conclure qu'un outil se justifie sur un poste précis, ou nulle part.